## **Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)** - regelt den Umgang und die Verarbeitung der personenbezogenen Daten - das Sammeln von Daten soll auf ein Minimum begrenzt werden ## **Was sind personenbezogene Daten?** - alle Informationen, um eine Person zu identifizieren z. B. Name, Adresse, E-Mail, Geburtstag, Telefonnummer, Kontodaten, IP- Adresse etc. ## **Was muss ich beachten?** - Datensparsamkeit: nur Daten erheben, die auch zwingend zur Erfüllung des Vereinszweck benötigt werden - Erfüllung der Informationspflicht (vgl. Art. 13 DSGVO) - Einholung einer Einwilligungserklärung (vgl. Art. 6, Art. 7 DSGVO) - Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung und Recht auf Löschung beachten (vgl. Art. 15 -17 DSGVO) - ggf. Benennung eines Datenschutzbeauftragten (Empfehlung: wenn 10 oder mehr Personen mit der automatisierten Verarbeitung der personenbezogenen Daten beschäftigt sind) - bei Datenverlust sind Sie verpflichtet, dies binnen 72 Stunden den Landesbeauftragten und den Betroffenen mitzuteilen (vgl. Art. 33, 34 DSGVO) ## **Aufbewahrungspflicht vs. Löschpflicht Spannungsfeld zwischen steuerrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben in der Vereinspraxis** 1. **Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 Abs. 3 AO)** - 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse - 8 Jahre: Buchungsbelege - 6 Jahre: Sonstige Unterlagen (z. B. Mitgliedsanträge, SEPA-Mandate) 2. **Datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO)** - Grundsatz der Speicherbegrenzung: Daten nur so lange speichern, wie für den Verarbeitungszweck erforderlich. - Löschpflicht, sobald der Erhebungszweck entfällt. **3. Auflösung des scheinbaren Widerspruchs** - Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO geht vor Löschpflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO). - Bei Löschungsanfragen: Ausnahmen nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, wenn rechtliche Verpflichtung besteht. 4. **Praktische Umsetzung** - Mitgliedsanträge und SEPA-Mandate vollständig (inkl. E-Mail, Bankdaten, IBAN) für 6 Jahre nach Austritt aufbewahren. - Gilt für Papier und digitale Kopien. - Dokumente als „Altfälle“ kennzeichnen. 5. **Nach Ablauf der Frist** - Vollständige Vernichtung/Löschung der Dokumente. - Ausnahmen: Daten für Vereinschronik (Name, Vorname, Anschrift) dürfen bei berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) weiter aufbewahrt werden. - Prüfen, ob berechtigtes Interesse überwiegt. Quelle: Vgl. www.benedetto.deutsches-ehrenamt.de/vereinsmagazin/daten-ehemaliger-mitarbeiter-worauf-muessen-wir-achten/